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Conference Calls

Come migliorare l’efficienza delle riunioni

Novembre 2008, New Business

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Le riunioni dovrebbero essere un’occasione per prendere decisioni importanti, ma spesso i dipendenti finiscono per dibattere problemi di scarsa rilevanza, perdendo di vista lo scopo ultimo della riunione stessa, con grande perdita di tempo e di risorse.

Nelle vesti di società di teleconferenze, il nostro intero business è basato sulle riunioni e quindi abbiamo raccolto diversi suggerimenti su come condurne una con successo, migliorando l’efficienza del business.

Con la recessione ormai un dato di fatto, aumentare la produttività diventerà ancora più importante. Recentemente, abbiamo condotto un sondaggio fra gli impiegati d’ufficio sulle loro abitudini nelle riunioni. Si è trattato di un sondaggio dal tono leggero, ma che ha dimostrato che, se la riunione non è presieduta con una forte leadership, può rivelarsi una notevole perdita di tempo.

Quasi la metà dei rispondenti ha rivelato di aver visto un collega addormentarsi in riunione e quasi un quarto degli uomini ha confessato di mentire regolarmente in un meeting (contro una donna su dieci).

Come è quindi possibile rendere le riunioni più efficienti? Se la riunione viene organizzata adeguatamente, quando tutti sono intorno al tavolo, la discussione potrà essere incentrata sulla risoluzione dei problemi, senza distrazioni eccessive. Pensare attentamente a chi dovrà essere invitato – più piccolo sarà il gruppo più facile sarà raggiungere un accordo.  La formula di base è: ogni persona in più invitata raddoppierà la lunghezza della riunione e l'efficienza verrà dimezzata.

All'inizio della riunione, è essenziale limitare al massimo i convenevoli.  È senza dubbio piacevole parlare di fatti personali – il cugino che è stato ammesso alla Oxford University o quello che è successo all’X-Factor – ma è sempre meglio discuterne alla fine della riunione, non all’inizio.
Se non si assume subito il controllo della riunione, la discussione prenderà innumerevoli pieghe e seguirà mille direzioni.  Assumerne il controllo immediatamente e tenere un passo spedito, focalizzandosi su un obiettivo ben definito.

La discussione deve essere inoltre pertinente all'intero gruppo.  Se si va fuori tema e due persone discutono di argomenti che interessano solo loro, bisognerà interromperli.

Invitare i colleghi ad elaborare le loro risposte prima del meeting consentirà di incrementare l'efficienza. Chiedere ai partecipanti di fornire le loro soluzioni ai problemi che saranno sollevati in riunione prima del meeting, in modo da non dover illustrare nuovamente le domande prima della discussione.

Incoraggiare la partecipazione e prevedere quali domande le persone porranno, in modo da poter preparare eventuali risposte. Fare sempre seguire i fatti alle parole. Se annunciate una determinata azione, portatela a termine.  Le future riunioni saranno più efficienti e sarete presi sul serio.
Il modo migliore di risparmiare tempo e denaro è organizzare una teleconferenza o una conferenza sul web.  Evitando di viaggiare non solo si risparmierà tempo, ma si ridurranno le spese.

La prova concreta di questo approccio è l'incremento nella nostra attività da quando la crisi economica si è abbattuta sulla Gran Bretagna.
Andrew Pearce è il co-direttore di Powwownow

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