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Conference Calls

Come migliorare l'efficienza delle riunioni

Dicembre 2007, New Business

Le riunioni dovrebbero essere un'opportunità per prendere decisioni importanti, ma non di rado si finisce per arenarsi su particolari insignificativi, con un notevole spreco di tempo e di energia.


Nelle vesti di CEO di una società di teleconferenze, la cui intera attività è basata su riunioni, sono in grado di offrire qualche suggerimento su come condurre una riunione di successo e quindi migliorare l'efficienza del business.


Non c'è bisogno di spiegare che, con una recessione alla porte, ottimizzare l'efficienza diventerà ancora più importante.


Di recente, abbiamo condotto un sondaggio fra i lavoratori d'ufficio sulle loro abitudini a proprosito delle riunioni. Si è trattato di un sondaggio dal tono leggero, ma che ha dimostrato che, se la riunione non è presieduta con una forte leadership, può rivelarsi una notevole perdita di tempo.


Quasi la metà dei rispondenti ha rivelato di aver visto un collega addormentarsi in riunione e quasi un quarto degli uomini ha confessato di mentire regolarmente in un meeting (contro una donna su dieci).


Quindi, senza non ci si concentra sufficientemete sul programma, il processo decisionale ne soffrirà.


Come rendere le riunioni più efficienti?

Se la riunione viene organizzata adeguatamente, quando tutti sono intorno al tavolo la discussione potrà essere incentrata sulla risoluzione dei problemi, senza distrazioni eccessive. Pensare attentamente a chi dovrà essere invitato – più piccolo sarà il gruppo più facile sarà raggiungere un accordo. Secondo una nota formula, ogni persona in più invitata raddoppierà la lunghezza della riunione e l'efficienza verrà dimezzata.


All'inizio della riunione, è essenziale limitare al massimo i convenevoli. È senza dubbio piacevole parlare di fatti personali, ma è meglio farlo al termine della riunione.


Se non si assume subito il controllo della riunione, la discussione prenderà innumerevoli pieghe e seguirà mille direzioni. Tenere un passo spedito e focalizzarsi su un argomento alla volta.


La discussione deve essere inoltre pertinente all'intero gruppo. Evitare che due persone discutino di argomenti che interessano solo loro. Se questo accade, interrompere la riunione e invitare i due interlocutori a proseguire la loro discussione in privato.


Invitare i colleghi ad elaborare le loro risposte prima del meeting consentirà di incrementare l'efficienza. Chiedere ai partecipanti di fornire le loro soluzioni ai problemi che saranno sollevati in riunione prima del meeting, in modo da non dover illustrare nuovamente l'intero scenario prima della discussione.


Utilizzare una lingua che tutti comprendono e prepararsi adeguatamente, in modo da non dover improvvisare.


Incoraggiare la partecipazione e prevedere quali domande i delegati porranno, in modo da poter prepare eventuali risposte. Fare sempre seguire i fatti alle parole. Se annunciate una determinata azione, portatela a termine. Le future riunioni saranno più efficienti e sarete presi sul serio.


E infine... il modo migliore di risparmiare tempo è organizzare una teleconferenza o una conferenza sul web. Detto da me, potrà sembrare ovvio, ma evitando di viaggiare non solo si risparmierà tempo, ma si ridurranno le spese.


La prova concreta di questo approccio è l'incremento nella nostra attività da quando la crisi economica si è abbattuta sulla Gran Bretagna.


Andrew Pearce – Co-CEO di Powwownow.

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